NE ARIYORSUN?
Oturum
Henüz hesap yok mu? Bir hesap oluştur
Kaydolmak
Bir Hesap var. Oturum
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİ
SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme, saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin işlemler hakkında usul ve esasları belirlemek maksadıyla “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmıştır.
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından temel ilkeler doğrultusunda; çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, müşteriler, kefiller ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin Anayasa, Uluslararası Sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin işlemler, ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından bu doğrultuda hazırlanan politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. ’nin çalışanlarına, çalışan adaylarına, müşterilerine, kefillere, müşteri yetkili/çalışanına, tedarikçilere, tedarikçi çalışanı/yetkilisine ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamında olup ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ.’nin sahip olduğu kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Çalışan: Şirket çalışanı
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Hizmet Sağlayıcı: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
İlgili Kişi: Kişisel Verisi İşlenen Gerçek Kişi
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, varsa yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kanunun 6. maddesi uyarınca, öğrenilmesi halinde ilgili kişiler hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanuna göre bu veriler; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerdir
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen kişi
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır
Tablo 1: Kişisel Veri Saklama Ortamları
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
Ø Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)
Ø Yazılımlar (ofis yazılımları, portal) Ø Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) Ø Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Ø Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Ø Optik diskler (CD, DVD vb.) Ø Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) |
Ø Kağıt
Ø Manuel veri kayıt sistemleri Ø Yazılı, basılı, görsel ortamlar Ø Arşiv Dolapları |
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ.’nin bütün çalışan ve birimleri, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin işleme, saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 2’de verilmiştir.
Tablo 2: Görev Dağılımları
UNVAN | BİRİM | GÖREV |
Şirket Müdürü | ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. | Çalışanların Politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
Mali İşler Sorumlusu | Mali İşler, Muhasebe Departmanı | Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayımlanması ve güncellenmesinden sorumludur. |
Bilgi İşlem Sorumlusu | Bilgi İşlem Departmanı | Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
İnsan Kaynakları, Departmanı Sorumluları | Diğer Birimler | Görevlerine uygun olarak politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
6.1. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü
Şirket, veri işlemeye başlamadan önce KVK Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt olmalıdır.
Veri Sorumluları Siciline kayıt başvurusunda aşağıdaki bilgiler sunulmalıdır:
(2) Kişisel Verilerin hangi amaçla işleneceği.
(3) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.
(4) Kişisel Verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.
(5) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen Kişisel Veriler.
(6) Kişisel Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.
(7) Kişisel Verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.
Veri sorumlusu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:
Kanunun veri güvenliğine ilişkin 12. maddesine göre veri sorumlusu;
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. olarak kişisel verileri aşağıda yer alan ilkeler uyarınca işlemekteyiz;
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler, kefiller, müşteri yetkili/çalışanı, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı/yetkilisi vb. olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. Maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. olarak faaliyetlerimiz çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. nin çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:
Kişisel veriler;
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesi ve 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel veriler ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından Tablo-3’de verilen yöntemlerle silinir.
Tablo 3: Kişisel Verilerin Silme Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süresi sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler |
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
Kişisel veriler, ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. tarafından Tablo-4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.
Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler |
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilme yöntemi; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesidir. Şirket tarafından yukarıda belirtildiği şekilde anonimleştirme yapılmaktadır.
Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Sorumlusu tarafından yerine getirilir.
Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
Çalışan Adayı Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi | Çalışan Adayı başvuru sürecinin tamamlanmasından itibaren 1 yıl | Saklama Süresinin Bitimini Takip Eden İlk Periyodik İmha Süresinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi | İş Ayrılmasından İtibaren 10 Yıl | Saklama Süresinin Bitimini Takip Eden İlk Periyodik İmha Süresinde |
Mal ve Hizmet Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi | Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl | Saklama Süresinin Bitimini Takip Eden İlk Periyodik İmha Süresinde |
Mali İşlerin Yürütülmesi | Sözleşmenin ve İş Akdinin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl | Saklama Süresinin Bitimini Takip Eden İlk Periyodik İmha Süresinde |
Bilgi İşlem Faaliyetlerinin Yürütülmesi | İş Akdinin Bitiminden İtibaren 10 Yıl, Kayıt Tarihinden İtibaren 30 gün | Saklama Süresinin Bitimini Takip Eden İlk Periyodik İmha Süresinde |
Yönetmeliğin 11. maddesi ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ. periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır. Basılı kâğıt nüshası da şirket bünyesinde güvenli koşullarda saklanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça güncellenir ve yeniden yayımlanır.
ASPERA HALI MOBİLYA TİC. LTD. ŞTİ.